Umfang und Positionen
Prüfe, welche Leistungen du anbietest. Halte Liefer- und Korrekturabsprachen in Kundennotizen fest und nutze die in der App verfügbaren Dokumentfelder.
Angebote erstellen und in Rechnungen umwandeln Leistungen klar anbieten. Positionen weiterverwenden.
Wähle in Defter Pro deinen Kunden, ergänze Leistungspositionen und Beträge und teile das Angebot als PDF. Wandle ein gesendetes oder angenommenes Angebot mit denselben Positionen und derselben Währung in eine Rechnung um. Verfolge anschließend die Zahlungen im Kundenkonto. Dafür legst du ein Konto in der App an.
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Schritt für Schritt
So erstellst du ein Angebot und wandelst es in eine Rechnung um
Fünf Schritte vom Kunden bis zur Zahlung, alles im selben Kundenkonto.
Kostenlos starten- 01
Kunden und Leistungsumfang festlegen
Öffne den Kundeneintrag und prüfe die Kontaktdaten. Halte Projektumfang und Gesprächsnotizen in kundenbezogenen Notizen fest, damit der angebotene Preis zur besprochenen Leistung passt.
- 02
Leistungen einzeln aufführen
Trenne Design, Entwicklung, Fotografie oder Beratung in einzelne Positionen. Prüfe Menge, Einzelpreis und Währung. Bei Stundenhonoraren gibst du die Menge selbst ein; Defter Pro misst keine Arbeitszeit.
- 03
Das PDF-Angebot teilen
Prüfe den Entwurf und lade das PDF herunter oder teile es. Für den Versand von deiner eigenen E-Mail-Adresse hinterlegst du die SMTP-Einstellungen deiner Firma. Verfolge den Status gesendet, angenommen oder abgelehnt.
- 04
Ein passendes Angebot umwandeln
Wandle ein gesendetes oder angenommenes Angebot in eine Rechnung um. Positionen, Beträge und Währung bleiben erhalten. Dabei entsteht ein Dokument zur Übersicht, keine Übermittlung an eine offizielle E-Rechnungsplattform.
- 05
Zahlungen und Restbetrag erfassen
Erfasse eine Anzahlung oder Teilzahlung, sobald sie eingeht. Prüfe den Restbetrag, kommende Fälligkeiten und überfällige Einträge im Kundenkonto. Sende eine Zahlungserinnerung per E-Mail oder über die Teilen-Funktion deines Handys.
Beispiel
Beispiel: Grafikdesign-Angebot mit zwei Teilzahlungen
Führe bei einem Markenauftritt Logoentwurf, Visitenkarten-Anpassung und Social-Media-Grafiken getrennt auf. Das ist ein Arbeitsbeispiel, kein Kundenfall und keine Preisangabe. Stimme den Umfang ab, teile das PDF-Angebot und wandle das gesendete oder angenommene Angebot in eine Rechnung um. Zahlt der Kunde in zwei Teilen, erfasse jeden Eingang einzeln und prüfe den offenen Betrag im selben Kundenkonto.
Drei Prüfungen vor dem Versand
Währung und Gesamtbetrag
Prüfe Mengen, Einzelpreise, Währung und angewandte Steuern. Der kostenlose Tarif umfasst deine Hauptwährung und 1 Fremdwährung.
Dokument und nächste Schritte
Prüfe den Angebotsstatus. Lege für laufende Leistungen einen eigenen wiederkehrenden Eintrag mit täglichem, wöchentlichem, monatlichem oder jährlichem Intervall an.
Angebot, Rechnungseintrag und Zahlung: Was ist der Unterschied?
Angebot
Ein Angebot beschreibt die Leistung und den vorgeschlagenen Preis.
Rechnungseintrag
Ein Rechnungseintrag hilft dir, Betrag und Fälligkeit eines Verkaufs oder Einkaufs zu verfolgen.
Zahlung
Eine Zahlung hält tatsächlich erhaltenes oder gezahltes Geld fest.
Ein angenommenes oder umgewandeltes Angebot bedeutet noch keinen Zahlungseingang; erfasse die Zahlung separat. Die PDFs ersetzen keine erforderlichen offiziellen E-Rechnungen.
Das gehört zum Funktionsumfang
Dauerhaft kostenlos
Defter Free ist dauerhaft kostenlos. Rechnungen, Angebote und wiederkehrende Rechnungen sind unbegrenzt: 10 aktive Kontakte, 1 Firma, deine Hauptwährung und 1 Fremdwährung.
Pro · Demnächst
Der Kauf von Pro ist noch nicht möglich. Pro umfasst künftig unbegrenzte Kontakte, mehrere Firmen, unbegrenzte Währungen und schreibgeschützte Kundenkontofreigaben.
Fragen zu Angeboten und Rechnungen
Kann ich Angebote kostenlos erstellen?
Ja. Defter Free begrenzt die Zahl der Angebote und Rechnungen nicht. Enthalten sind 10 aktive Kontakte, 1 Firma, deine Hauptwährung und 1 Fremdwährung. Ein Konto in der App ist erforderlich.
Wird jedes Angebot automatisch zur Rechnung?
Nein. Du entscheidest, ob du ein gesendetes oder angenommenes Angebot umwandelst. Wiederkehrende Rechnungen entstehen getrennt nach dem Zeitplan einer aktiven wiederkehrenden Leistung.
Kann ich das PDF-Angebot von meiner E-Mail-Adresse senden?
Ja. Du kannst das PDF teilen. Für den Versand von deiner eigenen Adresse musst du die SMTP-Einstellungen deiner Firma hinterlegen.
Kann ich auf dieser Seite ohne Registrierung ein Angebot erstellen?
Diese Seite erklärt den Ablauf. Zum Erstellen öffnest du Defter Pro, legst ein Konto an und gibst Kunden- und Leistungsdaten ein.
Starte mit deinem ersten Kundeneintrag.
Lege einen Kontakt an und sende ein Angebot – Rechnung, Nachverfolgung und Zahlungen bleiben am selben Ort.